Smart Invoice 365

Eine E-Rechnung ist weit mehr als eine digitale Kopie einer Papierrechnung oder eines PDFs. Sie ist ein strukturiertes, digitales Dokument, das speziell entwickelt wurde, um den gesamten Rechnungsprozess zu vereinfachen und zu automatisieren – vom Erstellen über die Übermittlung bis zur Weiterverarbeitung.

Effizienz, Geschwindigkeit und nahtlose Verarbeitung: Mit der E-Rechnung wird der Rechnungsaustausch reibungslos und sicher – ideal für Unternehmen, die sich für die digitale Zukunft aufstellen möchten.
Eine E-Rechnung erfüllt alle klassischen Anforderungen einer Papierrechnung, ergänzt jedoch wichtige digitale Merkmale für eine effiziente, automatisierte Verarbeitung.
‍Zusätzlich für die E-Rechnung: Eine eindeutige „elektronische Adresse“ für den Absender und Empfänger – diese ermöglicht die klare Zuordnung und Identifikation der beteiligten Parteien.

Mit dem Wachstumschancengesetz hat die Bundesregierung den Weg für die verpflichtende E-Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen ab dem 1. Januar 2025 freigemacht. Auch der Bundesrat stimmte am 23. März 2024 zu.
Das Ziel: Umsatzsteuerbetrug wirksam bekämpfen und die Mehrwertsteuerlücke von rund 23 Milliarden Euro in Deutschland schließen. Für Unternehmen bedeutet diese Neuerung nicht nur gesetzliche Konformität, sondern auch die Chance auf optimierte, automatisierte Prozesse und eine zukunftssichere Abwicklung im Rechnungswesen.

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

Die E-Rechnung revolutioniert den Abrechnungsprozess: Sie ersetzt die Papierrechnung und ermöglicht einen durchgängig digitalen Ablauf.
Durch die automatische Verarbeitung im einheitlichen Format lassen sich alle Rechnungen nahtlos übertragen und direkt in die IT-Systeme integrieren – ideal für Unternehmen mit hohem Auftragsvolumen.

Kosteneinsparungen: Wegfall von Papier-, Druck- und Portokosten. Die digitale Archivierung spart Platz und Aufwand.
‍Fehlerreduktion: Automatische Prüfalgorithmen sorgen für weniger Fehler und höhere Datenqualität.
‍Rechtssicherheit: Die Einhaltung der EU-Vorgaben zur E-Rechnung sichert Ihnen eine konforme und zukunftssichere Abwicklung.
‍Zeit- und Ressourcenschonend: Durch die Automatisierung reduzieren Sie manuelle Arbeit und beschleunigen den Prozess.
‍Papierlose Effizienz: Alle Rechnungen werden digital erstellt, verarbeitet und archiviert – ganz ohne Aktenschränke und Verwaltungsaufwand.
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‍Für Rechnungssteller bedeutet das: Schnellere Erstellung und Validierung der Rechnungen, verkürzte Durchlaufzeiten, und flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten.Für Rechnungsempfänger bietet die E-Rechnung: Automatisiertes Einlesen der Daten, verbesserte Datenqualität und Einsparpotenziale durch effiziente, dezentrale Bearbeitung.Mit der E-Rechnung sparen Sie Zeit, reduzieren Kosten und setzen auf ein rechtskonformes, zukunftsorientiertes Rechnungswesen – ein Schritt, der sich auszahlt.

Mit der verpflichtenden E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze startet ab dem 1. Januar 2025 eine neue Ära im Rechnungswesen. Alle Unternehmen können ab dann E-Rechnungen ausstellen – der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Doch für den Übergang gelten abgestufte Fristen:

‍01.01.2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Die Wahl zwischen Papier- und E-Rechnung bleibt bis Ende 2026.
‍31.12.2026: Ende der Übergangsregelung – ab jetzt dürfen Papierrechnungen oder PDFs nur mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
‍01.01.2027: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Kleinere Unternehmen dürfen Rechnungen noch in Papier oder PDF versenden, sofern der Empfänger zustimmt.
‍01.01.2028: Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen versenden und empfangen können. Das EDI-Verfahren bleibt weiterhin nutzbar, sofern der Meldedatensatz den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes entspricht.

Ein Missverständnis, das viele Unternehmen betrifft: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung – egal, ob sie direkt im Abrechnungssystem als PDF erstellt oder als Papierrechnung eingescannt wurde.Im Vergleich zur E-Rechnung unterscheiden sich PDF-Rechnungen kaum von ihren Papier-Pendants. Zwar entfällt das Scannen, doch die Daten müssen weiterhin manuell oder durch zusätzliche Systeme in das Buchungssystem übertragen werden.

-> Ja, es gibt Ausnahmen bei der E-Rechnungspflicht. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto sowie Fahrausweise nach § 34 UStDV können weiterhin in beliebiger Form erstellt werden. Ab dem 1. Januar 2025 müssen jedoch alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.

XRechnung und ZUGFeRD: Die Standards der E-Rechnung in Deutschland
‍Deutschland setzt bei der E-Rechnung auf zwei bewährte Formate: XRechnung und ZUGFeRD. Diese Standards wurden definiert, um die Effizienz und Interoperabilität im Rechnungswesen zu steigern und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der
E-Rechnungsverordnung.

XRechnung ist ein reines XML-Format, das vollständig maschinenlesbar ist und die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Durch diese Standardisierung ist XRechnung optimal für den grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr innerhalb der EU geeignet und daher im öffentlichen Sektor (B2G) Pflicht. In Deutschland ist es das vorgeschriebene Format für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber und sorgt für eine nahtlose, elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche.

ZUGFeRD kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einer menschenlesbaren PDF-Datei – ideal für Unternehmen, die schrittweise von herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen auf digitale Prozesse umstellen möchten. Dieses Hybridformat erlaubt eine elektronische Bearbeitung, während es dennoch manuell geprüft werden kann. ZUGFeRD ist einfach zu implementieren und eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre bestehenden Prozesse flexibel digitalisieren möchten.