Eine "lockdownfähige" Arbeitsorganisation für das Veranstaltungshaus

Cloudbasiertes Arbeiten im Eventbereich

Der Karlstorbahnhof Heidelberg e.v.

Über 100 000 Besucher*innen zählt der Karlstorbahnhof Heidelberg e.V. in einem „normalen“ Jahr. Von den COVID19-Restriktionen wurde das soziokulturelle Zentrum mit internationalem Ruf so hart getroffen wie andere Adressen auch. Gemeinsam haben wir eine Basis geschaffen, damit die Mitarbeiter auch im Lockdown weiterarbeiten können.

  • Technologien

    • Azure Active Directory 
    • Microsoft Office 365 
    • Microsoft Sharepoint 
    • Microsoft Exchange 
    • Microsoft Teams
    • Microsoft Windows Autopilot
    • Mobile Device Management
  • Nutzen

    • Einfacher Datenzugriff 
    • Höchste Datensicherheit  
    • Höchster Datenschutz
  • Jahr

  • 2021
  • spassfaktor

  • Team Spirit im Social Distancing
  • Gemeinsam an Dateien arbeiten
  • Empowerment für die Mitarbeiter

Die Challenge

"lockdownstabil und umzugsfähig"

Poetry per Video-Slam, Live-Konzert über Streaming, online-Ausschreibung für Nachwuchskünstler und wöchentlich eine neue Playlist für’s Home Office: schnell hatte der Karlstorbahnhof Wege gefunden, Kultur- und Diskursplattformen virtuell zu schaffen und Events nach Corona zu koordinieren.

Unser Job war es, eine IT-Struktur auf die Beine zu stellen, die das Kulturzentrum in seiner Arbeitsweise ortsunabhängig macht. Der Karlstorbahnhof wird in absehbarer Zeit seinen Standort innerhalb Heidelbergs wechseln: die neue IT soll die Mitarbeiter nicht nur durch Covid19, sondern auch auf die Fläche der ehemaligen Campbell Baracks begleiten. Wie schaut eine Digitalinfrastruktur aus, die einfach „umgezogen“ werden kann?

Die Lösung

Komplettprogramm in schlanker Form

Was willst Du wirklich, wirklich tun?

Die Leitfrage der New Work-Bewegung führt uns durch die Erörterung, was das Veranstaltungshaus mit einer neuen IT-Struktur überhaupt anfangen will. Internet haben und Emails checken können, Ja. Datenorganisation verbesserdesignern und Zusammenarbeit vereinfachen, Jaa. Freiräume schaffen für mehr Spaß und neue Ideen? Jaaa!

Für den Karlstorbahnhof setzen wir eine komplett Cloud-basierte IT auf. Die Mitarbeiter sollen von überall uneingeschränkt auf Emails und Daten zugreifen können und in der Wahl ihres Arbeitsortes ganz frei sein. Geschäftsdaten sichern wir über ein zentrales Management auf allen Endgeräten DSGVO-konform ab; die Nutzung privater Geräte für betriebliche Zwecke wird möglich.

Mit Microsoft Teams werden Schnittstellen verschlankt, indem Daten direkt innerhalb der Plattform, entsprechend ihrer Zuordnung zu Nutzern, Kollaboration und Kommunikation verwaltet werden. In zwei Workshops helfen wir, die Mitarbeiter an die neue Struktur heranzuführen.

Der Nutzen

Effizienter Datenzugriff

„Was machen wir als erstes, wenn Kultur wieder vor Ort stattfinden kann?“ Im geschlossenen Zentrum, im Home Office oder nach dem Umzug in der Südstadt – Geschäftsführerin Cora Malik kann sich wieder den wesentlichen Fragen widmen. Denn mit der neuen IT greifen sie und ihre Crew nun jederzeit von überall, sicher und schnell auf ihre Daten zu.

Durch die zentrale Gerätesteuerung ist jeder Mitarbeiter in der Lage, ein neues Gerät per Klick zum eigenen zu machen: Der erfolgreiche Login genügt, um nutzerrelevante Daten, Apps und Einstellungen innerhalb weniger Minuten parat zu haben und mit der (eigentlichen) Arbeit zu beginnen.

Bei Gerätediebstahl oder -Verlust bleiben die in der Cloud gespeicherten Geschäftsdaten unversehrt. Es besteht höchster Schutz vor Fremdzugriff, auch bei Mobilgeräten, die beruflich und privat genutzt werden. Automatisiert eingespielte Programm- und Sicherheitsupdates reduzieren den Aufwand für administrative- und Supportleistungen drastisch.

» Die Cloudmigration und die sehr gute Beratung durch das INSPIRATIONLABS-Team haben uns ermöglicht, unsere Arbeitsabläufe noch besser an die flexiblen Arbeitsstrukturen im Kulturbereich anzupassen. «

Cora Maria Malik, Geschäftsführerin Kulturhaus Karlstorbahnhof e.V.

Das Extra

Team Spirit im Home Office

Kultur, Karlstorbahnhof und Kollaboration 4.0 kommen zusammen! Die neue Plattform macht es leichter und spaßiger, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, am Eventprogramm zu feilen und Ideen im Team auf’s Whiteboard zu bringen. Per Knopfdruck ist es möglich, aus dem Home Office in Kontakt zu bleiben und sich auszutauschen. Die Verknüpfung von Kalendern, ToDos und sämtlichen Programmen verkürzt dabei die Zeit, die es braucht, andere zu informieren und erfolgreich zu kommunizieren.

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